Der Kostenbegriff bedarf wohl keiner weiteren Erklärung - die "TCO allerdings" schon. "TCO" bedeutet "Total Cost of Ownership" und meint die Gesamtkosten, die durch die Nutzung eines Systems anfallen. Der Begriff stammt aus dem Marketing und soll begründen, warum der Einsatz eines teureren Systems sich über die Jahre dennoch rechnen kann - es werden niedrigere Installations- und Betriebskosten unterstellt. Dieser Begriff wird besonders wichtig, wenn es um den Vergleich von Open Source Lösungen im Vergleich zu proprietären Produkten geht - zum Beispiel "Windows" vs. "Linux".
Die Kosten der Sicherheit wachsen mit steigenden Ansprüchen bezüglich Verfügbarkeit der EDV und Absicherung überproportional, selbst bei einem unbegrenzten Budget ist keine vollständige Sicherheit möglich. Daher ist die Entscheidung, welche Systeme wie eingesetzt werden, immer eine Abwägung von Kosten auf der einen Seite und Verfügbarkeit / Schutzniveau auf der anderen Seite. Eine geschickte Kombination der technischen Möglichkeiten bei guter Kostenlage ergibt schon ein recht hohes Schutzniveau, wenn die Bedarfslage und Arbeitssituation als planungsgrundlage benutzt werden.
Beginnen sollte die Planung mit einer Auflistung der Arbeitsfelder und Anwendungen, in denen EDV eingesetzt wird, wobei die Arbeitsweise vermerkt wird. Anhand dieser Liste werden die zulässigen Ausfallzeiten geschätzt - dadurch kann der Grad der Verfügbarkeit festgelegt werden. Dann werden die Ansprüche an die Datensicherung festgelegt - wieviele Sicherungen und welches Volumen werden erwartet. Danach können mit diesen Informationen Beratungen angefordert werden, die zu konkreten Angeboten führen.